Меню

Как оформить шапку письма от физического лица



Как написать официальное письмо

Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

Чем отличается официальное письмо от обычного

Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  1. одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;
  2. письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  3. при наличии печати у отправителя — проштамповано.

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

  • наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  • ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  • адрес (юридический и почтовый);
  • номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  • на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  • номер исходящего послания и дата его составления;
  • если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Типы информационных писем

Информационные письма могут быть самыми различными:

  • гарантийными;
  • рекомендательными;
  • сопроводительными;
  • подтверждающими;
  • рекламационными;
  • инструкционными;
  • извещательными;
  • пригласительными и т.д.

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Чего следует избегать

К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику. Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Как сформировать официальное письмо

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  • наименование организации-отправителя;
  • адрес организации;
  • контактный телефон (для связи);
  • должность и ФИО ее представителя;
  • суть послания;
  • подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  • Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
  • Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Источник

Письмо от физического лица в организацию. Как написать официальное письмо в организацию? Заявление в организацию от физического лица

Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.

Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос в организацию. Чаще всего используются онлайн-сообщения с помощью интернет-ресурсов. Если вы пишите письмо этим способом, то вам не обойтись без:

  • Компьютера (ноутбука);
  • Текстового редактора;
  • Электронной почты.

Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.

Первый этап написания письма – это “шапка”. Вверху страницы должны обязательно присутствовать:

  1. Название организации, куда вы обращаетесь;
  2. ФИО директора организации или ответственного лица;
  3. Адрес учреждения;
  4. Дата обращения;
  5. Город составления обращения.

К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.

Затем нужно представиться. Сотрудники учреждения должны понимать, от кого письмо, и иметь обратную связь с вами. Поэтому важно указать не просто ФИО, но и адрес электронной почты, мобильный телефон, домашний адрес (для корреспонденции по почте). Если же вы представляете интересы какой-либо компании, нужно использовать фирменный бланк с ее координатами. При отправке письма по электронной почте обязательно используйте блок «Тема» для того, чтобы сотрудники могли упорядочить свою документацию.


Подготовьте тело самого документа – заголовок и содержательную часть. Здесь важным моментом является то, с какой целью вы обращаетесь к организации. Выделяют такие виды обращений:

  • Рекламные письма;
  • Рекомендательные письма;
  • Информационные письма;
  • Сопроводительные письма;
  • Благодарственные письма;
  • Поздравительные письма;
  • Инструктивные письма;
  • Письма-запросы;
  • Письма-просьбы;
  • Письма-ответы;
  • Письма-извещения;
  • Письма-приглашения.

В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.

Скачайте у нас на портале:

Важный элемент написания письма в организацию – «не лить воду» и писать по существу. Излагайте свои мысли таким образом, чтобы ваше письмо заинтересовало сотрудников компании. Для этого согласно правилам делового этикета используйте специальные «слова-интриганты». Однако с этим не стоит переусердствовать, ведь речь идет о документе, а не о личной переписке. Описывайте ситуацию лаконично, но чтобы она была читаемой. Если разговор идет о соблюдении законодательства – обязательно делайте ссылки на законы РФ. При описании конфликтной ситуации приветствуется предложение ряда мероприятий для эскалации инцидента.


При обращении в государственное учреждение руководствуйтесь законом РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан» . Здесь указаны права и обязанности физических лиц при их обращениях и сроки рассмотрения. Законом также прописан порядок коллективных обращений в государственные учреждения или органы местного самоуправления. Заключительный этап любого делового письма – дата и подпись. На первый взгляд несущественная, но очень важная деталь. Подпись желательно ставить от руки на распечатанном документе. Если же вы представляете интересы компании, используйте ее герб или печать факсимиле.


Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Обязательным условием регистрации в налоговом органе вновь создаваемого юридического лица является наличие его юридического адреса, который будет внесен в Единый государственный реестр юридических лиц.

Юридический адрес местоположения организации во-первых определяет ее территориальную привязку к определенному налоговому органу, в который будет сдаваться отчетность, и во-вторых — вся официальная корреспонденция будет поступать на этот адрес.

Обычно вновь создаваемое юридическое лицо не имеет своего помещения, которое может быть зарегистрировано в качестве юридического адреса. В настоящее время существует практика предоставления собственниками помещений вновь создаваемым юридическим лицам юридического адреса для прохождения его регистрации в налоговом органе.

Также этой услугой пользуются действующие организации, которые по тем или иным причинам хотят сменить свой юридический адрес.

Для успешного прохождения регистрации вновь создаваемого юридического лица или замены юридического адреса в налоговый орган должно быть предоставлено гарантийное письмо от собственника помещения.

Гарантийное письмо. во-первых, оформляется на бланке организации — собственника помещения, в котором должны быть отражены все его реквизиты: адрес местонахождения, ОГРН, ИНН, телефоны для связи, а также наименование органа, в который предоставляется данное письмо.

Гарантийное письмо должно содержать обязательство собственника помещения предоставить вновь создаваемому юридическому лицу конкретный юридический адрес для его регистрации по указанному адресу с указанием фирменного полного наименования регистрируемой организации.

Подписывать Гарантийное письмо должен руководитель предприятия, имеющий право распоряжения собственностью.

К гарантийному письму прилагается копия правоустанавливающего документа (свидетельство на собственность), а также копия поэтажного плана.

Если юридический адрес предоставляет физическое лицо — собственник квартиры, то Гарантийное письмо оформляется также как и юридическое лицо с обязательным приложением копии свидетельства на жилую площадь.

Такое Гарантийное письмо может предоставлять только собственник квартиры.

Образец гарантийного письма

Читайте также:  Чулки компрессионные профилактические размер

от собственника помещения — юридического лица

Образец гарантийного письма

от собственника помещения — физического лица

Как физическому лицу ответить на официальное письмо юридического лица?

Диссидент из Техаса Просветленный (35698) 2 года назад

Начинаешь просто со слов: «В ответ на Ваше письмо (заявление, запрос) от (дата) за №. сообщаю следующее. » Со следующей строки с красной строки излагаешь суть дела.

Саша Балабуз Искусственный Интеллект (132266) 2 года назад

В левом верхнем углу (отступить 10см. от верхнего среза листа).

Название организации, где работает получатель

Фамилия получателя, его инициалы (в родительном падеже). Перед фамилией пишете «Г-ну (Г-же) «

Пропустить одну строчку

В правом верхнем углу на той же строчке, на к-рой должность получателя-дата отправки Вашего письма.

Пропускаете 3 строчки и пишете С ЛЕВОЙ СТОРОНЫ под реквизитами получателя:

Свою фамилию, инициалы в именительном падеже

Ниже, пропустив строчку, свой домашний адрес.

Пропускаете 2 строчки и пишете: «На Ваш № 1811-БЛ от 28.09.12» (понятное дело, что без кавычек).

Пропускаете еще одну строчку и пишете уже текст ответа на письмо. При этом старайтесь избегать местоимение «Ваш», «Ваше», «Вашим», а пишите название организации, из к-рой отправили Вам письмо. Причём пишете ее от 3-го лица.

Пропускаете 2 строчки и расписываетесь, а рядом правее пишете сначала свои инициалы и за ними свою фамилию.

Если нужно приложить какие-то документы, то пропускаете 3 строчки и под подписью пишете: «Приложение. «-название приложения. Если это копия, то пишете «Копия такого-то документа-. экз. «. Если копий несколько, то нумеруете каждую и пишете о каждой одну строчку под другой.

Конверт: в НИЖНЕМ правом углу повторяете «шапку» получателя в той же последовательности, как в письме. Свой адрес-на обратной стороне конверта.

Письмо отправляется ТОЛЬКО заказное, с уведомлением о вручении и под отдельную квитанцию.

И еще: не забудьте сделать копию своего письма.

Юридические аспекты

Гарантийное письмо на юридический адрес образец от собственника для регистрации ООО. Форма. Содержание. Юридическое и практическое значение при регистрации юридического адреса.

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника для регистрации ООО — это фактически первый и единственный легальный (за исключением свидетельства на право собственности), юридический документ, в котором будущий арендатор (покупатель юридического адреса) и арендодатель (в нашем случае это продавец юридического адреса), юридически оформляют свою договоренность о том, что в случае наступления определенных юридически значимых событий (регистрация юридического лица), стороны заключат действительный договор аренды. Форма и образец гарантийного письма могут быть различны. Обычно, государственные органы осуществляющие регистрацию юридических лиц не слишком придираются к форме этого документа, однако, чуть ниже я приведу полностью юридически выверенный и грамотно составленный образец гарантийного письма от собственника нежилого помещения, который следует предоставлять в 46 МИФНС для регистрации юридического адреса.

С точки зрения закона

Справедливости ради сразу отмечу, что даже одно только такое требование предоставить гарантийное письмо в 46 МИФНС для проверки законности предоставления юридического адреса, уже само по себе является прямым нарушением закона со стороны сотрудников 46 МИФНС (регистрирующего органа по городу Москве). Данный документ не входит в закрытый перечень необходимых и обязательных документов, подаваемых в налоговую инспекцию, и уж тем более от наличия или отсутствия гарантийного письма не может ставиться в зависимость сам факт регистрации юридического лица!

В принципе, желающие могут подать на инспекцию в суд и со 100% вероятностью дело выиграют, но стоит ли пол года жизни хождения по юридическим и судебным кабинетам удовольствия от этой маленькой победы над системой? Ответ каждый выбирает сам, но я как юрист с многолетним стажем, привыкла давать советы, которые максимально облегчают жизнь моих доверителей. Так что мой вам совет — просто доверьтесь профессионалам от регистрации, и давайте вместе с вами выполним этот маленький каприз налоговиков. Я обещаю вам, что выполним мы его правильно, и регистрация вашего юридического лица пройдет максимально быстро и комфортно прежде всего для вас.)

Давайте мы с вами сейчас условно договоримся, что исходя из реалий практики правоприменения, подача гарантийного письма для проверки юридического адреса и дальнейшей беспроблемной регистрации юридического лица обязательна&hellip)

Подробнее о гарантийном письме

Вообще, сама юридическая природа гарантийного письма изначально значительно более широка и повсеместно применяется в деловом обороте, но сейчас я не стану вдаваться в юридические дебри, и мы будем говорить о гарантийном письме исключительно в разрезе интересующего нас вопроса — подтверждение юридического адреса собственником. Т.е. это когда собственник нежилого помещения (офиса), одновременно гарантирует будущему арендатору, что договор с ним он заключит, а в реалиях нашего бизнеса на первый план вообще выходит значение гарантийного письма именно как письменного подтверждения от собственника для регистрирующего органа (46 МИФНС) своего согласия с тем, что вновь создаваемое юридическое лицо правомерно указало адрес его помещения в качестве своего адреса места нахождения (юридического адреса).

Важность, а фактическая обязательность прикладывать гарантийное письмо от собственника на момент подачи регистрационного дела в налоговую инспекцию особенно остро встала в последние годы. Не секрет, что налоговая инспекция еще со времен СССР продолжает пытаться заставить предпринимателя прописаться по какому-либо конкретному юридическому адресу, и с упорством лучшего применения, примерно раз в один — два года вспоминает об этом и выдвигает все более абсурдные требования и способы борьбы с компаниями, которые она (налоговая инспекция) считает однодневками. Вот и последние пару лет, вспомнив про эту мифическую борьбу, МИФНС решило, что такой документ как гарантийное письмо от собственника, предоставленное еще до момента принятия решения о регистрации юридического лица, должно стать панацеей.

Конечно же, никакое гарантийное письмо для целей этой святой борьбы не имеет и никогда не имело ни малейшей практической пользы. Ну да ладно. Мы люди не ленивые. Нужна им еще одна бесполезная бумага — хорошо. Нам не составит большого труда подготовить ее и подписать у собственника юридического адреса.)

Еще раз подчеркну, что никакие гарантийные письма, а также иногда ряд других документов, кроме тех, которые указаны в Федеральном законе N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Глава IV, статья 12, налоговики требовать не имеют права по закону. В том числе и любые документы и проверки т.н. юридического адреса!

Теперь определимся с формой. Что представляет собой гарантийное письмо и что конкретно оно гарантирует? В широком смысле, гарантийное письмо — это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги). Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения сторонами сделки определенных обязательств.

Если рассматривать это понятие в разрезе регистрации юридических лиц, то гарантийное письмо — это документ, предоставляемый собственником арендуемого помещения и гарантирующий размещение организации по данному адресу после ее регистрации.

Гарантийное письмо каждый собственник юридических адресов обычно составляет самостоятельно, но лично я рекомендую придерживаться именно моей формы гарантийного письма в налоговую.

Гарантийное письмо может заверяется печатью и обязательно подписью собственника. Многие собственники стараются сделать свои документы уникальными и заметно отличающимися от гарантийных писем коллег, чтобы таким образом минимизировать возможность подделки документов на свой юридический адрес.

  • в какую организацию оно предоставляется (В Межрайонную Инспекцию ФНС №46 по г. Москве)
  • кто именно предоставляет данное гарантийное письмо (ООО «Собственник» в лице Генерального директора Иванова И.И.) или, если собственник юридического адреса физическое лицо (от собственника (или управляющего) нежилого помещения Иванова И.И.)
  • место и дата его подписания
  • наименование компании, в отношении которой данное письмо предоставляется
  • текст письма

    Я, Явлинский Григорий Алексеевич, являясь управляющим (собственником) помещением на основании доверенности от тридцать первого декабря две тысячи двенадцатого года (зарегистрированной в реестре нотариусом города Москвы Петрова Петра Петровича за №7-312), выданной собственниками нежилого помещения (свидетельство на право собственности на часть здания 23-ЖЗ № 123456 от 01 января 2012 года), Собчак Ксении Анатольевны и Новодворской Валерии Ильинишны. настоящим сообщаю о нижеследующем:

    Формы официальных писем от физических лиц

    Письмо предоставляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Продление регистрации домена, находящегося в процессе удаления

    Письмо предоставляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Передача прав на администрирование доменов другому лицу

    Письмо направляется Администратором домена в ООО «Релком. ДС». Передача прав на домены (подтверждение намерения принять домены)

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» лицом, которому передаются права на администрирование доменов. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание из ООО «Релком. ДС» к иному Регистратору

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание в ООО «Релком. ДС» от иного Регистратора

    Письмо направляется Администратором домена в ООО «Релком. ДС». Внесение изменений в идентификационные данные физического лица

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Смена пароля доступа к Системе регистрации доменов

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Согласие на обработку персональных данных

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена. Согласие на использование персональных данных в поисковых системах

    Письмо направляется в ООО «Релком. ДС» Администратором домена.

    Внимание!

    В случае если письмо от физического лица направляется в офис ООО «Релком. Деловая сеть» по почте или с курьером, то подпись на письме должна быть удостоверена официальным лицом какой-либо организации (например, ДЭЗ, отдел кадров по месту работы), и к письму следует приложить копию общегражданского паспорта физического лица (стр. 2-3, 4-5)

    В случае если письмо доставляется в офис ООО «Релком. Деловая сеть» физическим лицом лично, то письмо принимается при предъявлении общегражданского паспорта.

    Читайте также:  Шарф с котом мастер класс

    В этом случае письмо должно быть подписано физическим лицом.

    В случае если письмо доставляется в офис ООО «Релком. Деловая сеть» представителем физического лица, то к письму должна быть приложена нотариально оформленная доверенность на право представителя (доверенного лица) совершать все необходимые действия, связанные с администрированием доменов.

    В этом случае письмо должно быть подписано доверенным лицом.

    Продолжаем говорить о претензиях. Здесь — о том, как написать претензию покупателю (клиенту) на имя продавца. Эта неприятная необходимость может возникнуть у каждого из нас. Разберемся, как написать жалобу грамотно, и направить ее получателю так, чтобы наши требования были услышаны.

    Вспомним главные правила любой претензии.

    Во-первых , адресат должен что-то нарушить (договор, предписание, закон и т.п.). Это очень важно, особенно в отношении претензий от физических лиц. Почувствуйте разницу: претензия по поводу того, что официант неверно составил счет, с приложением чека, и претензия из-за того, что этот же официант был невежлив.

    Во-вторых , к претензии нужно обязательно приложить документы, подтверждающие нарушение ваших прав: чеки, копии договоров и гарантийных талонов и т.п. Чем больше доказательств нарушения, тем больше шансов на удовлетворение требований.

    В-третьих , требования. Они должны быть в претензии. Казалось бы, это очевидно, однако часто попадаются претензии, в которых либо просто излагается нарушение, либо стоит фраза «Прошу принять меры». Меры, которые, по вашему мнению, должны быть приняты, пожалуйста, излагайте в полном объеме.

    Как правильно описать свои требования? Чаще всего покупатель при написании письма-претензии руководствуется Законом о защите прав потребителей (Закон РФ от 07.02.1992 №2300-1 «О защите прав потребителей») , а именно его статьей 18 , которая называется «Права потребителя при обнаружении в товаре недостатков» . Покупатель может:

    «- потребовать замены на товар той же марки (этих же модели и (или) артикула);

    — потребовать замены на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены;

    — потребовать соразмерного уменьшения покупной цены;

    — потребовать незамедлительного безвозмездного устранения недостатков товара или возмещения расходов на их исправление потребителем или третьим лицом;

    — отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы. По требованию продавца и за его счет потребитель должен возвратить товар с недостатками.

    При этом потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему вследствие продажи товара ненадлежащего качества. Убытки возмещаются в сроки, установленные настоящим Законом для удовлетворения соответствующих требований потребителя».

    Обратите внимание – только одно из перечисленных требований может быть указано в претензии . Нельзя потребовать одновременно, скажем, ремонта товара и уплаченной за него суммы.

    Теперь непосредственно о том, как написать претензию . Унифицированной формы для нее нет, а значит, пишется она в относительно свободной форме. Письмо-претензию можно набрать на компьютере, а можно написать от руки, это непринципиально и специального правила для этого нет.

    В верхнем правом углу листа пишется адресат : сначала его должность, затем организация, в конце – инициалы и фамилия в дательном падеже. Здесь же, после слова «от», в родительном падеже пишем свои данные : полностью имя, фамилию и отчество, адрес и телефоны контакта. Помним о том, что безымянные претензии адресат имеет право не принимать, равно как и письма без контактных данных отправителя.

    Генеральному директору ООО «Магазин тканей»

    от Светланы Аркадьевны Михайловой,

    почт. адрес 123456, г. Ижевск, ул. Дубравская, д.24, кв. 7,

    тел. моб. 8-123-321-45-67

    Затем следует заголовок : ПРЕТЕНЗИЯ . Рекомендую набирать (писать) это слово прописными буквами.

    После этого переходим к основной части и излагаем факты: что произошло, когда, чем вы можете подтвердить нарушение своих прав. Нужно сослаться на нормы, которые были нарушены адресатом претензии. Обратите внимание, что обычные покупатели не обязаны знать точную статью закона и обращаться в юридическую консультацию. Поэтому достаточно будет сослаться на Закон о правах потребителей или другой нормативный акт, который был нарушен, без уточнения. Если был нарушен договор, экземпляр которого находится у вас на руках, пункты указываются. Не забываем о том, что говорилось выше: обязательно указать в претензии свои требования.

    25 сентября 2011 г. в магазине «Здоровье» я приобрела косметический набор для ухода за волосами «Красота» стоимостью 500,00 рублей (прилагаю кассовый чек № 01/0034 от 25.09.2011). Дома, открыв набор, я обнаружила, что все косметические средства, входящие в него, просрочены: их срок годности закончился 01 сентября 2011 года. 26 сентября старший продавец магазина «Здоровье» Елена Соколова отказалась вернуть мне деньги за некачественный товар без объяснения причин. Эти действия являются нарушением Закона о правах потребителей. Требую вернуть мне сумму в размере 500 рублей, уплаченную за этот набор, в противном случае буду вынуждена обратиться в Отдел по защите прав потребителей.

    16 августа я заказал в магазине «Лучшая мебель», расположенном по адресу г. Ульяновск, проспект Пионеров, 4, диван-кровать. Менеджер магазина Евгений Перов заключил со мной договор купли-продажи №456. Я произвел предоплату в размере 100% в сумме 20500,00 рублей (чек от 16.08.2011 №5). Согласно п.3.3. договора мебель должны были доставить ко мне домой 20 августа. Однако этого до сих пор не произошло, что является нарушением договора. В соответствии со статьей 23.1. Закона РФ от 07.02.1992 №2300-1 «О защите прав потребителей» требую передачи мне предварительно оплаченного товара не позднее 12 сентября. В противном случае буду вынужден обратиться в суд.

    Обязательной частью письма-претензии является . Скрупулезно перечисляем здесь все копии документов, прилагаемые к письму. Обратите внимание – прикладываем копии ! Кто знает, не дойдет ли ваш конфликт до суда, а там понадобятся оригиналы.

    1. Копия кассового чека №34-3453 от 15.09.2011 на 1 л. в 1 экз.

    2. Копия договора поставки №1234-П от 15.09.2011 на 5 л. в 1 экз.

    3. Фотографии поврежденного товара на 8 л. в 1 экз.

    После приложений, немного отступив вниз, ставим число , еще строчкой ниже – свою подпись и ее расшифровку :

    Викторова / М.Д. Викторова

    Готовую претензию нужно донести до адресата и получить подтверждение того, что она принята. Если есть возможность добраться до офиса лично, сделайте это. Письмо отдайте секретарю или в канцелярию и проследите, чтобы был поставлен и дата приема. Если адресат находится далеко или вы сомневаетесь в том, что претензию у вас примут, воспользуйтесь услугами : отправьте заказное письмо с описью вложения и с уведомлением.

    В течение 30 дней со дня приема письма-претензии вам обязаны ответить.

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Бланк

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

    Стиль

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
    Читайте также:  Как установить кфг шарфа

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
      (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
      (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

    Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

    Реквизит «Адресат» включает в себя:

    • наименование адресата (получателя письма);
    • почтовый адрес или номер телефона—факса, адрес электронной почты.

    Получателем письма могут быть:

    • должностное лицо/несколько должностных лиц;
    • организация;
    • структурное подразделение организации;
    • группа организаций;
    • физическое лицо.

    АДРЕСАТ — ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

    По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

    Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

    Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

    Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения , то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

    Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

    • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
    • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

    АДРЕСАТ — ОРГАНИЗАЦИЯ

    Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

    При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

    Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

    АДРЕСАТ — СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

    Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

    При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

    АДРЕСАТ — ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

    Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом — почтовый адрес:

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

    АДРЕСАТ — НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
    ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

    Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

    Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения — в ряд других организаций или должностным лицам.

    Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

    При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

    Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2—м, 3—м и 4—м адресатами не указывается.

    Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под-разделения.

    Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

    Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

    Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки — это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

    Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).

    Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

    РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

    Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

    • на бланке с угловым расположением реквизитов — Пример 2;
    • на бланке с продольным расположением реквизитов — Пример 3.

    Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

    ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

    • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

    Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

    В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

    Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

    • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

    Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

    Источник